2017年1月25日 admin

まずは大切な会場の手配

展示会の開催を任されたときにはまずは会場の手配をしなければなりません。展示会の規模に応じてどの程度のスペースが必要になるか、参加者の交通アクセスはどうかといった観点からレンタルする会場を探しましょう。多目的スペースとして知られている会場を利用することになるのが一般的です。ホテルや宴会場などを利用することもできますが、早く予約しないと取れないことがよくあります。必要としているスペースの大きさに応じて手配するのをまず第一に考えましょう。

レイアウトの設計が大切

会場を決めたらレイアウトの設計が大切になります。展示会では個々の展示物をどのような形で設置するのが標準的かをまず考え、それに応じたスペース割をしていかなければなりません。スペースの大きさを考える上でも大まかなレイアウトは考えなければなりませんが、会場が決まったからにはその詳細を詰める必要があります。その過程でスペースが足りないと感じたり、別の部屋が必要だとわかったりする場合もあるのでレイアウトが決まるまでは仮予約にしておくのも良い方法です。

展示会に必要な設備の手配

展示会を行う上では様々な設備が必要になります。立て看板を置いたり、放送設備を準備したりする必要が生じることはよくあります。ポスターボードやブースの設置が必要なる場合には、その手配がレンタルする施設内で行えるのか、提携している業者はあるのかと聞いてみることが大切です。展示会の内容によって必要な設備の数も種類も異なるため、その試算を行って早めの手配を心がけましょう。ここまで終えてしまえば後は直前の設営と当日の運営だけが課題になります。

会場でスペースに応じた展示ブースを作成します。パーティションや机・椅子・照明器具など必要機材を提供する会社が多いです。展示会の施工と企画、両方同時に対応する会社もあります。